5 factores que levam à subutilização do espaço de escritório

O custo do espaço físico de um escritório é o segundo recurso mais caro (depois dos salários dos funcionários) para a maioria das empresas, por isso uma boa otimização deste será sempre uma mais-valia. Escritórios subutilizados custam dinheiro, sendo por isso tão importante uma boa gestão do mesmo. A gestão certa, conseguirá transformar um escritório “solitário” num espaço movimentado, envolvente e centrado nas pessoas.

Nos últimos anos, devido aos avanços tecnológicos e à pandemia global, o trabalho flexível tornou-se uma nova norma em muitas empresas. Esta condição oferece aos funcionários mais opções quando se trata do local onde podem concluir as suas tarefas. Deixa de existir a necessidade de que cada funcionário precisa estar confinado a uma área ou mesmo estar no local o tempo todo, se não for necessário. Deixa também de existir a necessidade de que cada funcionário tenha uma mesa ou espaço de trabalho dedicado todos os dias.

O que torna um escritório subutilizado?

1. Transição para o trabalho remoto

Com o avanço da tecnologia e da crescente demanda por flexibilidade, muitas empresas estão a adotar políticas de trabalho remoto. Podendo os funcionários realizar as suas tarefas a partir de outro local, que não o escritório, levando possivelmente a que parte do espaço no escritório fique subutilizado.

2. Layout desactualizado

Um local de trabalho desorganizado e ineficiente, com pouca atenção ao layout físico e ao design do espaço, com pouca luz natural e outras comodidades importantes para o conforto e produtividade dos funcionários, pode ser uma grande fonte de desânimo para os funcionários.

Quando os funcionários não se sentem confortáveis no seu espaço de trabalho ou acham difícil serem produtivos, podem não querer ir ao escritório ou podem optar por trabalhar em casa. Por isso, muitas empresas têm adoptado estratégias de optimização do layout do escritório, criando ambientes de trabalho mais eficientes e colaborativos.

No entanto, se essas alterações não forem planeadas correctamente ou se a cultura da empresa não encorajar o uso desses espaços, é possível que parte do escritório fique subutilizada.

3. Falta de recursos e comodidades necessárias

As pessoas querem e esperam que o escritório contenha os recursos, equipamentos e comodidades de que precisam para realizar da melhor forma o seu trabalho. Escritórios mal projectados tendem a ter equipamentos ou soluções de tecnologia desactualizados o que poderá criar atrasos na execução do trabalho com eficiência e precisão. Esses atrasos podem ser altamente desencorajadores para os trabalhadores que valorizam a velocidade e a precisão nas suas tarefas diárias.

4. Má gestão do espaço

Uma gestão inadequada do espaço pode resultar em subutilização. Por exemplo, salas de reunião que são reservadas, mas não são utilizadas, ou espaços de armazenamento que estão desorganizados e mal aproveitados. Uma má gestão também pode envolver a falta de monitorização e realocação de espaços conforme necessário.

5. Políticas de trabalho inflexíveis

Se a empresa possui políticas rígidas de trabalho que exijam que todos os funcionários estejam presentes no escritório em horários específicos, tal pode levar a uma sobrelotação do espaço. Esta sobrelotação terá como consequências: um ambiente menos harmonioso e uma utilização do espaço de forma menos eficiente.

É importante que as empresas avaliem regularmente as suas necessidades de espaço e ajustem as suas políticas e estratégias. Isso pode ajudar a evitar a subutilização do espaço e optimizar a eficiência operacional.

Ver o artigo 5 dicas para evitar a subutilização do espaço no escritório