A Ageas adotou a solução integrada da Mobbi.pro para otimizar a gestão do seu edifício. Desde reservas de espaços de trabalho até à gestão de estacionamento e sinalética digital nas salas de reunião, a aplicação transformou a forma como os colaboradores interagem com o espaço. Com funcionalidades orientadas por dados e integrações com ferramentas como Microsoft e Google, a Ageas conseguiu criar um ambiente mais colaborativo, eficiente e adaptado às necessidades do modelo de trabalho híbrido.

Desafio

Com a adoção crescente do modelo de trabalho híbrido, a Ageas enfrentava desafios na gestão dos seus espaços físicos. A subutilização de postos de trabalho, a dificuldade em reservar salas de reunião e a falta de visibilidade sobre a ocupação real do edifício estavam a impactar a experiência dos colaboradores e a eficiência operacional. Era necessário encontrar uma solução que promovesse uma utilização mais inteligente e flexível dos espaços.

Objetivos da Integração

• Melhorar a eficiência na utilização de espaços de trabalho e de lazer.

• Simplificar a reserva de salas, secretárias e lugares de estacionamento.

• Integrar a gestão de espaços com ferramentas já utilizadas, como o Microsoft Outlook e o Google Calendar.

• Recolher dados em tempo real sobre a ocupação e utilização dos espaços.

• Reforçar a componente de comunicação interna, com recurso a sinalética digital dinâmica.

Solução Implementada

A Mobbi.pro forneceu à Ageas uma plataforma personalizada, com uma interface intuitiva e acessível em desktop e mobile, que passou a centralizar toda a gestão dos espaços:

• Reservas Inteligentes: os colaboradores passaram a poder reservar secretárias, salas ou estacionamentos em poucos cliques, com base na disponibilidade em tempo real e preferências anteriores.

• Sinalética Digital: ecrãs nas salas de reunião mostram a agenda do dia, permitindo também check-in direto e evitando reservas fantasmas.

• Dashboards Analíticos: gestores de facilities passaram a ter acesso a dashboards com dados sobre ocupação, rotatividade e tendências de utilização.

• Integrações Plug & Play: sincronização com calendários Outlook e Google para garantir que todas as reservas estão atualizadas e centralizadas.

• Gestão por Perfis: diferentes níveis de acesso e permissões foram atribuídos consoante o perfil do utilizador (colaborador, gestor, visitante).

Resultados

Após três meses de utilização, os benefícios começaram a ser visíveis:

• Aumento de 35% na eficiência de ocupação dos espaços de trabalho.

• Redução de 50% nos conflitos de reserva de salas e estacionamentos.

• Feedback positivo dos colaboradores, destacando a facilidade de uso da plataforma e a visibilidade sobre os espaços disponíveis.

• Melhor alinhamento com a política de trabalho híbrido, incentivando a presença no escritório nos dias de maior colaboração.

• Tomada de decisão baseada em dados, permitindo ajustes no layout do edifício com base em padrões reais de utilização.

Próximos Passos

Com os bons resultados iniciais, a Ageas está a avaliar a expansão da plataforma Mobbi.pro para outros edifícios do grupo, bem como a integração de sensores IoT para recolha automática de dados sobre ocupação em tempo real.